In der heutigen Zeit spielt die Kundenpflege- und betreuung eine besondere Rolle. Die Akquise neuer Projekte und Kunden nimmt viel Zeit in Anspruch und verschlingt eine Menge personeller Ressourcen. Da erscheint es leichter bestehende Kunden länger an das Unternehmen zu binden und Folgeaufträge aus diesen Partnerschaften zu generieren. Große CRM Systeme wie Microsoft Dynamics CRM oder Siebel CRM erscheinen überdimensioniert für die Anforderungen von kleinen oder mittelständischen Unternehmen, die ebenfalls Kunden besser betreuen möchten.

An dieser Stelle möchte die Firma sage die Anwendung ACT positionieren. Das ist eine Standardsoftware für das Kunden- und Kontaktmanagement, die nach Aussagen von sage bereits von 2,8 Millionen Anwendern genutzt wird.

Im Rahmen der Hallimash Kampagne bin ich dazu gekommen die Version 11 von ACT zu testen und möchte nun über meine Erfahrungen berichten.

Die Installation von ACT lief bei mir leider nicht so problemlos ab. Bei der Installation wurde der benötigte SQL Server nicht vollständig installiert, so dass ich den Server nach Abschluss der Installation nachträglich installieren musste. Ein Hinweis für den Schritt erhielt ich aber bereits von der ACT Installationsroutine was mich beruhigte.

Nach dem Abschluss der Installation fand ich ACT sowohl in Outlook als auch andere Office Anwendungen wieder. Die Software integriert sich als einfacher Button, der die ACT Funktionen anbindet. So ist es beispielsweise einfach möglich, in Outlook Aufgaben in ACT zu erstellen.

Zu den Funktionen zählen vor allem die Verwaltung und Nutzung von Kontaktdaten der vielen Kunden. Dies läuft beispielsweise über eine CSV Datei ab, mit der es möglich ist, die Kontaktdaten in ACT zu importieren. Für Outlook Nutzer wie mich geht es auch direkt über Outlook, was ich sehr komfortabel finde.

Eines der wichtigsten Features eines CRM ist sicher die Kontakthistorie. Das heißt egal auf welchem Weg (Telefon, Fax, E-Mail oder Brief) ein Kunde kontaktiert wird, wird der Inhalt der Kommunikation erfasst und steht einem Kollegen bei weiteren Kontakten zur Verfügung. Somit kennt der zuständige Mitarbeiter den aktuellen Status von Verhandlungen und ist jederzeit handlungsfähig. Der Abgleich der Informationen funktioniert dank einer dezentrale Verwaltung der Kundendaten und sorgt für den Abgleich zwischen den PCs der Mitarbeiter.

Der Funktionsumfang von ACT geht über die reine Kundendatenverwaltung hinaus. Zu dem lassen sich Termine und Projekte verwalten sowie entsprechende Ziele und Umsatzprognosen erstellen. Des Weiteren bietet ACT einen schönen Excel Export, der weitere Analysen ermöglicht und z.B. eine Liste von potenziellen Verkaufschancen. Eine besondere Fähigkeit von ACT zeigt sich in der Erstellung von Berichten, denn ACT bietet eine Vielzahl von Formaten und Inhalten, die sich als grafische oder textuelle Auswertung exportieren lassen.

Die Oberfläche von ACT zeigt sich aufgeräumt in klassischem Design. Das vermittelt Seriösität, die bei Geschäftssoftware meines Erachtens sehr wichtig ist. Die wohl am häufigsten benutzte Ansicht ist das Dashboard (Cockpit Ansicht), das dem "Piloten" wichtige Informationen wie Aufgaben und Termine zusammengefasst darstellt. Je nach Aufgabengebiet kann ein Mitatbeiter das Cockpit per Drag und Drop an seine Wünsche anpassen.

Wer an dieser Stelle denkt, ACT könnte ihn bei seiner täglichen Arbeit unterstützen, hat die Möglichkeit die Software kostenlos zu ACT.